У Львівському університеті розпочалося впровадження системи електронного документообігу

У Львівському національному університеті імені Івана Франка стартує нова цифрова трансформація, покликана спростити та автоматизувати всі процеси, пов’язані з управлінням Університетом. Ідеться про впровадження системи електронного документообігу. Наразі налаштована система e-doc.lnu.edu.ua уже готова для використання усіма учасниками процесу створення, візування та підписування документів Університету.

15 травня 2023 року  на платформі MS Teams вже стартувало профільне навчання для працівників Університету, задіяних у роботі з електронним документообігом. Першими навчання пройшли Ректор Університету Володимир Мельник та проректори. Далі практичні навички роботи із системою електронного документообігу здобуватимуть керівники служби забезпечення, керівники структурних підрозділів, декани, завідувачі кафедр, секретарі деканатів та кафедр. Окрім того, 23 травня відбудеться загальноуніверситетська зустріч, присвячена представленню електронного документообігу в Університеті.

Ректор Університету, член-кореспондент НАН України, професор Володимир Мельник зазначає, що впровадження системи електронного документообігу є вимогою часу і сприятиме ефективнішій та продуктивній роботі Університету.

Проректор з науково-педагогічної роботи та інформатизації Віталій Кухарський зазначає, що електронний документообіг потребує максимального порядку у діловодстві Університету, а за підготовкою середовища для реалізації усіх функцій цієї інформаційної системи стоїть величезна праця робочої групи з впровадження системи. Адже у систему заведено сотні документів, для кожного з яких прописано тисячі варіантів маршрутів візування і підписування. До кожного документу розроблено шаблони, інструкції користувачів з завантаження необхідних додаткових документів.

«У ході робіт розроблено детальний порядок роботи у системі електронного документообігу, який уже затверджений Вченою радою Університету. Хотілося б висловити вдячність завідувачці Загальної канцелярії Ірині Савчук, керівниці Відділу кадрів Марії Дзіковській, директору Центру мережевих технологій та ІТ-підтримки Василю Петришину та координатору проєкту, працівнику цього центру Олександру Євсікову, керівниці Центру підтримки студентських сервісів Ользі Тибор, начальниці Відділу аспірантури та докторантури Наталії Литвинович, директорові Архіву Василю Геруну та асистенту кафедри історії держави, права та політико-правових учень Юрію Олійнику за неймовірно великий внесок у формування і становлення цього проєкту. Тільки завдяки небайдужості та ентузіазму усіх цих людей система готова до впровадження та використання. Електронний документообіг стане гармонійним доповненням до вже розгорнутої управлінської системи кадрово-фінансового обліку Комплексні бюджетні системи», – зазначає Віталій Кухарський.

Зазначимо, що електронний документообіг – це одна з найновіших тенденцій у сфері цифровізації, яка має чимало переваг. У перспективі впровадження цієї системи не лише значно скоротить час на підготовку та обробку документів, а й відкриє шлях для оптимізації швидкості прийняття управлінських рішень та збільшення їхньої ефективності. Окрім того,  система дозволить підвищити прозорість процесів розробки та обробки документів з можливістю контролю їхнього виконання на будь-якому етапі, а також створити можливість інтеграції з іншими рішеннями, що формують єдине інформаційне середовище Університету.